L’audit de surveillance Qualiopi : un sujet qui suscite des questions et parfois des inquiétudes pour les organismes de formation. Tout cela est bien normal, car cet audit représente un levier essentiel pour garantir la qualité continue de vos prestations. À travers cet article, je vous accompagne pour comprendre chaque étape de l’audit, sa préparation et l’importance qu’il revêt pour votre certification. Prêt à réussir votre audit sans stress ?
Qu'est-ce que l'audit de surveillance Qualiopi ?
L’audit de surveillance Qualiopi est un contrôle périodique réalisé après l’obtention de votre certification afin de valider que vous respectez toujours les critères du Référentiel National Qualité (RNQ). Contrairement à l’audit initial, qui établit un diagnostic complet de vos pratiques, l’audit de surveillance est axé sur les points à améliorer identifiés lors de l’audit précédent et sur la continuité de vos efforts qualité.
Pourquoi est-il obligatoire ?
Cet audit est un passage incontournable pour maintenir votre certification Qualiopi, preuve que votre organisme respecte les normes de qualité exigeantes. Il est également nécessaire pour continuer à bénéficier des financements publics type CPF. Manquer ce rendez-vous pourrait entraîner un retrait de votre certification, impactant la crédibilité et la viabilité financière de votre activité.
Quand et comment se déroule l'audit de surveillance ?
Périodicité
L’audit de surveillance doit être réalisé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’audit initial. Ce délai est prévu pour laisser aux organismes le temps nécessaire afin de mettre en place les recommandations issues de l’audit initial tout en montrant une dynamique continue d’amélioration.
Qui le réalise ?
Un auditeur qualifié, mandaté par un organisme accrédité (CP Quality Consulting), est chargé de cette mission. Son rôle est d’évaluer objectivement vos pratiques, toujours en restant aligné avec le RNQ.
Déroulement de l’audit
Généralement, cet audit se compose des étapes suivantes :
- Planification : programmer l’audit avec l’organisme certificateur.
- Préparation : réunir les documents et preuves nécessaires.
- Audit sur site ou à distance : contrôle des documents et entretiens avec les équipes.
- Rapport d’audit : un bilan est remis, incluant les éventuelles non-conformités à corriger.
Les critères évalués lors de l'audit de surveillance
Les 7 critères du référentiel Qualiopi
L’audit passe en revue les sept critères principaux, notamment :
- 1. Les conditions d’information du public.
- 2. L’identification précise des objectifs des prestations proposées.
- 3. L’adaptation des prestations aux publics bénéficiaires.
- 4. La mobilisation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement.
- 5. La qualification et le développement professionnel des équipes.
- 6. L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement socio-économique.
- 7. La prise en compte des retours clients et des réclamations.
Exemples de non-conformités fréquentes
Certaines erreurs reviennent souvent, comme :
- Documentation manquante ou obsolète.
- Manque de suivi des réclamations clients.
- Absence d’indicateurs d’amélioration continue.
Préparer son audit de surveillance : les bonnes pratiques
Étapes clés
Une préparation rigoureuse peut faire toute la différence. Voici comment procéder :
- Faire une auto-évaluation : passez en revue chaque critère pour identifier vos failles.
- Actualisez vos documents : vérifiez que toutes vos preuves (grilles d’évaluation, bilans, etc.) sont à jour.
- Formez votre équipe : impliquez vos collaborateurs pour qu’ils soient informés du processus.
Outils et documents indispensables
Préparez des outils comme :
- Vos grilles d’évaluation de satisfaction client.
- Les rapports de suivi des actions correctives.
- Les plannings de formation et bilans pédagogiques.
Que faire en cas de non-conformité ?
Types de non-conformités
Les non-conformités peuvent être mineures (points précis à améliorer) ou majeures (non-respect significatif des critères).
Délais pour corriger
En cas de non-conformité, l’organisme de formation dispose d’un certain temps (généralement 3 mois) pour mettre en place des actions correctives, sous peine de perdre la certification.
Les avantages d’une préparation rigoureuse
Un audit réussi, c’est avant tout :
- Renforcer votre crédibilité auprès des financeurs et partenaires.
- Maintenir votre certification et garantir un accès aux financements publics.
- Améliorer vos process internes, pour optimiser vos prestations.
Transformez l’audit de surveillance en une réelle opportunité de progression
En résumé, l’audit de surveillance Qualiopi, loin d’être une contrainte, est une opportunité pour démontrer l’excellence de vos prestations. Une préparation structurée et une implication collective sont les clés pour aborder cette étape sereinement.
Besoin d’accompagnement pour réussir votre audit ? Je me tiens à votre disposition pour vous guider pas à pas. Contactez-moi dès aujourd’hui !
